12 tips for god e-postskikk
Publisert den 07.03.2015 av Stian Tjervåg Fredriksen
Ikke la mottakeren irritere seg over e-posten din.
Vi skriver flere millioner e-poster i Norge hver dag. Privat, mellom venner og kolleger, i idrettslag og mellom bedrifter. Noen e-poster er av personlig karakter, noen er av ren underholdende karakter. Noen e-poster inneholder bedriftshemmeligheter og kan ha verdier for flere millioner kroner.
Felles for alle e-poster, er at de kan misforstås og irritere. Dårlig e-postforståelse kan gjøre mottakeren forvirret.
Vi har derfor her listet opp 12 tips for at du skal kunne være tydeligere i din e-postkommunikasjon.
1. Hvem sender du til?
Vurder nøye hvem du sender e-posten til. Send e-posten kun til de som faktisk har behov for informasjonen/ spørsmålet. Ikke send e-post til en hel gruppe med mennesker, dersom det er bare noen få i denne gruppen som faktisk har behov for informasjonen.
2. Bruk kopi-feltet fornuftig
Dersom du stiller et spørsmål til en eller flere personer, og samtidig ønsker å informere andre mottakere om at du har stilt spørsmålet, eller andre også har behov for svaret, setter du inn disse i kopi-feltet (også kalt CC eller Copy). I likhet med hvem du sender e-posten til, vurder nøye hvem du setter på kopi. Kun personer som har behov for informasjonen, skal settes inn i kopi-feltet.
3. Blindkopi
Det tredje feltet du kan velge for mottakere, er blindkopi (eller BCC). Skal du sende informasjon til mange, og du vil forhindre å dele e-postadressene til alle mottakerne med alle mottakerne, sender du e-posten til deg selv og så setter du alle de andre i blindkopi-feltet. Dette er spesielt aktuelt i skoler, barnehager, idrettslag osv., hvor det er informasjon til/om mindreårige og man ikke ønsker å eksponere foreldrenes e-postadresser. Avslører man e-postadressene til hvem som er i en gruppe, avslører man også lett hvilke barn som er i en gruppe. Således kan det være fornuftig å bruke blindkopi. For å informere om hvilken gruppe e-posten er sendt til, kan man skrive øverst i e-posten f.eks. "Sendt til alle foreldre i klasse 1a".
4. Emnefeltet
Emnefeltet (også kalt subject) skal gi kort info om hva e-posten inneholder. F.eks. "Møteinnkallelse", "Pristilbud", "Oppfølging vedrørende ditt kundeforhold", "Foreldremøte" etc. Bruk emner som er forklarende for hva e-posten inneholder slik at man raskt forstår hva man kan forvente å finne i denne e-posten, og for at det er lett å finne den igjen senere (Når var det møte egentlig?).
5. Innledning
Kort, hyggelig og rett på sak. Respekter mottakers tid. Husk på at e-posten kan bli videresendt senere. Hyggelighetsfraser som "Morsom fest i går", er IKKE fornuftig innledning i en jobbrelatert e-post. Vær formell og tydelig.
6. Luft
Bruk korte avsnitt og mye luft. På den måten blir e-posten enklere å lese og det er raskere for mottaker å forstå innholdet, samt finne tilbake til rett innhold.
7. Tema
Hold deg til ett tema per e-post(-tråd). Har du flere spørsmål til mottaker, men innen forskjellige temaer, kan du heller sende to e-poster. Selv om du sender disse rett etter hverandre. Det ene spørsmålet kan kanskje svares raskt på, mens det andre trenger mer undersøkelse? Sender du disse to spørsmålene i samme e-post, risikerer du at det tar langt lenger tid å få svar på det enkle spørsmålet, fordi mottaker venter med å svare til han/hun har svar på begge. Alternativt får du svar på det enkle spørsmålet med en gang og så glemmer mottaker å svare på det andre.
8. Rettskriving
Unngå skrivefeil og feil bruk av tegnsetting. Vær forsiktig med bruk av smilefjes og utropstegn!!! STORE bokstaver og flere utropstegn etter hverandre får deg til å virke sint og SKRIKENDE!!!
9. Vedlegg
Benytt kun vedlegg som du vet mottaker kan åpne. Det tradisjonelle er å bruke PDF-filer. Ikke alle kan åpne dette heller, men det er det mest vanlige å bruke, og det kan uansett åpnes av mottakeren om mottakeren laster ned et gratis program for å kunne åpne dette filformatet. Word-, Excel-, Works-, og andre tekstbehandlingsfiler må man som regel ha kjøpt et program for å kunne åpne. I tillegg kan tekstbehandlings-filer manipuleres enkelt av mottaker. Med mindre dette er hensikten, er det bedre å sende PDF-filer som er langt vanskeligere å manipulere.
Tenk også nøye gjennom hvorvidt du faktisk trenger å benytte vedlegg. Kan informasjonen heller skrives direkte i e-posten?
Glem ikke å legge til vedlegget.
10. Korrektur
Før du sender e-posten, se over at alt innhold er med. Ta bort overflødig innhold. Sjekk at du har satt inn riktige mottakere og lagt til rett vedlegg.
11. Send svar til alle mottakere
Er du blitt del av en e-posttråd, husk å benytte svar-til-alle, med mindre svaret ditt kun er nyttig for avsender å vite.
12. Hold deg til tema
Svarer du på en e-post, hold deg til tema. Ikke ta med tilleggsinformasjon som "En annen sak vi må diskutere, er ...". Har du et annet tema du vil diskutere, bør du heller starte en ny e-posttråd.
Lære mer om å kommunisere på digitale flater? Sorentio sin opplæringsportal gir deg gode råd og smarte verktøy, helt gratis!